Dialograum: Zusammenarbeit gestalten am 21.6.

 

 

Einblicke

In sozialen Organisationen haben wir höchste Ansprüche an die Qualität unserer Zusammenarbeit. Gleichzeitig möchten wir unsere knappen Ressourcen so wirkungsvoll wie möglich einsetzen.

Die Bedürfnisse unserer Klient_innen und die Erwartungen unserer Mitarbeiter_innen verändern sich. Wir wollen uns als Organisationen weiterentwickeln, um diesen Veränderungen gerecht zu werden. Zugleich müssen wir Förderrichtlinien und Qualitätskriterien konstant erfüllen. Die Zusammenarbeit in sozialen Organisationen aktiv zu gestalten, ist eine komplexe Herausforderung. Unterschiedliche Blickwinkel bieten dabei unterschiedliche Chancen. Der Dialograum ist ein offener, interdisziplinärer Austausch mit praxisorientieren Labs zu Tools & Methoden. Ein Raum für gemeinsames Reflektieren und Voneinander-Lernen.

Eingangs geben drei Fachexpert_innen aus dem DWS Impulse zu aktuellen Fragen der Organisationsgestaltung, die im Anschluss intensiv diskutiert werden.

Warum brauchen wir Organisationen und wie sollten sie aussehen:

Die Menschen haben Organisationen erfunden, um die Arbeitswelt einfacher zu machen. Wenn wir uns nicht jeden Tag damit beschäftigen müssen wer, mit wem, wie, woran arbeitet, bleibt uns mehr Zeit, in der wir wirksam sein können. Gleichzeitig bleibt die Welt in Wahrheit komplex und verändert sich, gefühlt immer schneller. Und mit der Welt verändern sich auch die Bedürfnisse unserer Mitarbeiter_innen und Kund_innen. Stefan Tacha zeigt in seinem Impuls, wie moderne Organisationen eine Balance finden können: zwischen einer Stabilität, die allen Beteiligten Sicherheit  und Zeit für ihre Aufgaben gibt, und einer Flexibilität, die es der Organisation ermöglicht, auf sich ändernde Bedürfnisse einzugehen. Wissenschafter_innen wie Clare Graves (Spiral Dynamics) oder Frederic Laloux (Reinventing Organizations) haben beschrieben wie Gesellschaften im Laufe ihrer historischen Entwicklung ein immer größeres Repertoire entwickelt haben, um Organisationen an verschiedene Bedürfnisse anzupassen. Das heißt wir haben immer mehr Möglichkeiten, um unsere Organisationen so zu organisieren, dass sie zu den Herausforderungen von außen und den Zielen, Werten und der Kultur im inneren passt. Ein Rettungsdienst ist  zum Beispiel mit seinen militärähnlichen Strukturen völlig anders organisiert wie die Flüchtlingshilfe oder die mobile Pflege. Aus gutem Grund, weil sie mit unterschiedlichen Herausforderungen umgehen müssen. Es gibt Bücherregale voll mit verschiedenen Organisations-Konzepten:

• Lean (Was Lean Management bedeutet) als Kulturkonzept, dass den Blick auf die Kund_innen richtet und von dort weg alle Prozesse entwirft
• Scrum (Scrum Guide) oder für größere Strukturen Safe (Scaled Agile Framework) als Framework, dass schnelles iteratives Arbeiten direkt am Rand der Organisation organisiert
• Ganze Organisationsmodelle wie Holacracy (Holacracy: Ein Fleischwolf für organisationale Entscheidungsprozesse, Holacracy Verfassung (V5.0)) die bis ins letzte Detail durchdacht sind, um alle beteiligten zu stärken und Strukturverluste auf ein Minimum zu reduzieren.

 

Erschöpfung & Überlastung durch Innehalten begegnen:

Wirken im sozialen Feld ist per se herausfordernd; verbunden mit multiplen Krisen und Personalmangel sind viele soziale Organisationen mit Erschöpfung und Überlastung konfrontiert. Sonja Regen (DWS) nennt in ihrem Impuls Ansatzpunkte, wie wir die Zusammenarbeit in sozialen Organisationen zugunsten von Entlastung, Resilienz und Resonanz gestalten können. Ein simpler und zugleich wirkungsvoller Weg ist es, Leer- und Zwischenräume im Arbeitsalltag zu würdigen und ein individuelles und gemeinsames Innehalten strukturell zu verankern, anstatt jeden noch so kleinen Leerraum sofort mit dem nächsten To Do zu füllen: bewusstes Abschließen der vorherigen Aufgabe; einmal tief durchatmen, mit sich selbst verbinden, eigene Bedürfnisse spüren, dem aktuellen Moment achtsam lauschen – all dies hat gesundheitliche Vorteile für die Entspannung unseres Nervensystems, fördert unsere Resonanzfähigkeit im Team und ist ein Kreativitäts-Booster für innovative Lösungsfindung. Letzteres ist u.a. in der Theory U beschrieben, ein achtsamkeitsbasierter Prozess für die Entwicklung zukunftsfähiger Lösungen für komplexe Herausforderungen, in der das Innehalten einen zentralen Wert hat. Dafür gibt es auch ein umfangreiches, frei verfügbares Set an Tools und Methoden.

Psychologische Sicherheit: 

Im engen Zusammenhang mit Resilienz steht auch das Thema Vertrauen, das Birgit Matzinger (DWS) in ihrem Impuls zu psychologischer Sicherheit aufgreift. Psychologische Sicherheit bedeutet, dass Teammitglieder die geteilte Überzeugung haben, dass sie sich sicher fühlen können zwischenmenschliche Risiken einzugehen. Das heißt, dass sie zum Beispiel Fehler zugeben und ansprechen, kritisch hinterfragen und ihre Meinungen äußern können, ohne Angst vor negativen Konsequenzen zu haben. Gleichzeitig wollen Menschen in ihrer Arbeit zumeist einen guten Eindruck vermitteln und nicht unwissend, inkompetent, aufdringlich oder zu kritisch wirken. Es wird also Reputationsmanagement betrieben, was dazu führen kann, dass zwischenmenschliche Risiken nicht eingegangen werden. Um hier entgegenzuwirken, ist es wichtig, dass Organisationen und Führungskräfte Räume schaffen, in denen es möglich ist, zwischenmenschliche Risiken einzugehen, zum Beispiel in Form von Supervision, einer Team-Retrospektive oder als Teil einer Teamsitzung. Gleichzeitig können Führungskräfte insofern verstärkend wirken, indem sie Fehler nicht nur tolerieren, sondern aktiv analysieren und als Lernchance nutzen. Die beste Frage im Sinne der psychologischen Sicherheit ist also auf einen Fehler mit ‚Was können wir daraus lernen?‘ zu reagieren. Wer genauer nachlesen möchte: Die angstfreie Organisation von Amy Edmondson.

Die Labs:

» Freiraum schaffen durch Weglassen – Ein volles Glas lässt sich nicht füllen

Linh Dinh & Peter Jantschgi (Fifty1)

Im Exnovation Lab konnten die Teilnehmer_innen erleben, dass es oft sinnvoll ist, Innovation auch mal bei Exnovation, also beim Weglassen zu starten.

In unserer schnelllebigen Zeit verändern sich Anforderungen an Systeme häufig und in kurzen zeitlichen Abständen. Für die Anforderungen von gestern gibt es bereits hoch-technologisierte und bestens durchdachte Systeme bzw. Prozesse. Diese bestehenden Systeme, welche auf Basis von bereits veralteten Anforderungen entwickeln worden sind, noch weiter zu optimieren bringt keinen in Relation stehenden Nutzen mehr. Exnovation kann hier der nächste Entwicklungsschritt bzw. ein nachhaltiger und Mehrwert stiftender Schritt zurück sein. Mit Exnovation wollen wir aus nicht mehr nachhaltigen und zielführenden Entwicklungsrichtungen ausscheren und uns wieder auf die wesentlichen Dinge, die uns einen wahren Wert bringen, besinnen.

Die Ergebnisse finden Sie im Fotoprotokoll.

 

» Bestens begleitet – Mit modernem Onboarding Verbundenheit schaffen

Dominik Leitner (Ovos), Harald Schörgmayer & Stefan Tacha (DWS)

 

Gerade die Anfangszeit in einer neuen Organisation ist von Unsicherheit und Überforderung geprägt: fehlende Erfahrungen mit den Abläufen, geballte Informationsflut zu Beginn, informelles Wissen das nicht dokumentiert ist, fehlendes Vertrauen in Ansprechpersonen, etc. Das alles führt zu Stress und kann die Motivation erhöhen, das Unternehmen wieder zu verlassen. Im Lab „Bestens begleitet“ haben wir besprochen, welche Aspekte einen guten Einstieg in einen neuen Job unterstützen können. Im Anschluss konnten die Teilnehmer_innen einzelne Phasen eines Onboardings selbst entwerfen und sehen, wie schnell und einfach sie mit der im DWS entwickelten App digitalisiert werden können. So kann jede Organisation einen Onboarding-Prozess gestaltet, der Sicherheit gibt, eine Beziehung aufbaut, ein gesundes Arbeitsumfeld schafft und sogar berufliche Inhalte vermittelt und festigt.

Die Onboarding App ist schon in mehreren Organisationen im Einsatz. Auf der Webseite von Ovos können Sie sich über die App informieren. Dominik Leitner und Jörg Hofstätter unterstützen Sie gerne, wenn Sie die App für das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter_innen verwenden wollen.

» Austausch auf den Punkt gebracht – Meetings wirkungsvoll gestalten

Birgit Matzinger & Sonja Hofmair (DWS)

 

Im Lab „Austausch auf den Punkt gebracht!“ wurden Impulse gegeben, wie Meetings abseits einer immer gleich gestalteten wöchentlichen „Team-Sitzung“ gestaltet werden können: Welche unterschiedlichen Settings und Moderationstechniken eignen sich je nach Ziel und Zweck eines Treffens? Birgit Matzinger und Sonja Regen gaben Einblicke in die agile Meeting-Gestaltung im DWS sowie die Lernerfahrungen aus dem Organisationsentwicklungsprozess der vergangenen Jahre.

Demonstriert wurden z.B. eine Team-Retrospektive, in zur Reflexion der Team-Zusammenarbeit oder ein operatives Planungstreffen anhand eines Kanban-Boards. Die Teilnehmer_innen teilten spannende Fragen, Herausforderungen und Good Practices aus ihrem Alltag als Personaler_innen, Team- und Einrichtungsleitungen. Darüber hinaus wurden unterschiedliche Entscheidungsformen in den Blick genommen und gemeinsam analysiert: von Einzelentscheiden und Mehrheitsentscheiden über den konsultativen Einzelentscheid, den soziokratischen Konsent bis hin zum basisdemokratischen Konsens. Die Teilnehmer_innen aus allen fünf Bereichen der Wiener Sozialwirtschaft nahmen frische Impulse und eine große Portion Gestaltungsfreude aus dem Lab mit in ihre Organisationen.

Erfahren Sie mehr über die Organisationsentwicklung im Dachverband.